Ön Muhasebe Programında Cari Yönetimi: 12 Kritik Özellik

Ön Muhasebe Programında Cari Yönetimi: Olması Gereken 12 Kritik Özellik

Mehmet Bey, İstanbul'da bir yapı market işletiyor. 200'den fazla müşterisi var ve çoğu açık hesap ile alışveriş yapıyor. Her ay sonunda aynı kabus başlıyor: Kim ne kadar borçlu? Hangi tedarikçiye ne kadar borcumuz var? Geçen ay Ahmet Usta'dan 500 TL aldık mı, almadık mı? Veresiye defteri sayfalarını karıştırırken saatler geçiyor, yine de emin olamıyor.

Ön muhasebe programında cari yönetimi doğru çalıştığında, Mehmet Bey gibi işletme sahipleri bu karmaşadan kurtulabilir. Müşteri veya tedarikçi adına tıkladığınızda anlık bakiye görünmeli, her işlem otomatik kaydedilmeli ve ay sonunda tek tıkla ekstre alabilmelisiniz.

Bu yazıda, bir stok takip ve satış programında mutlaka olması gereken 12 kritik cari yönetimi özelliğini, teknik terimlerden uzak, anlaşılır bir dille anlatacağız. Yazılım seçerken bu listeyi kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Cari Hesap Nedir ve Neden Yazılımla Takip Edilmeli?

Cari hesap, bir işletmenin müşterileri ve tedarikçileri ile olan alacak-borç ilişkilerinin takip edildiği hesaptır. Müşteriden alacağınız, tedarikçiye borcunuz bu hesaplarda izlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemelerine göre, işletmelerin bu kayıtları düzenli tutması yasal zorunluluktur.

Peki neden defter yerine ön muhasebe programı ile cari takip yapılmalı?

• Anlık bakiye: Her an güncel borç-alacak durumu görülür
• Otomatik kayıt: Satış veya alış yaptığınızda cari otomatik güncellenir
• Hata önleme: Matematiksel hatalar sistem tarafından engellenir
• Hızlı raporlama: Tek tıkla ekstre, bakiye listesi, vade raporu alınır
• Arama kolaylığı: İsim veya telefon ile anında müşteri/tedarikçi bulunur

Müşteri ve Tedarikçi Carisi Arasındaki Fark

Cari yönetiminde iki temel kavram vardır: Müşteri carisi ve tedarikçi carisi. İkisi de benzer mantıkla çalışır ancak yönleri farklıdır.

Ön Muhasebe Programında Olması Gereken 12 Cari Yönetimi Özelliği

Bir kasa programı veya stok takip yazılımı seçerken, cari yönetimi modülünde aşağıdaki özelliklerin bulunup bulunmadığını mutlaka kontrol edin:

1. Anlık Bakiye Hesaplama

Anlık bakiye, müşteri veya tedarikçinin o anki borç-alacak durumunu gösterir. Profesyonel bir sistemde, bir satış yaptığınızda veya ödeme aldığınızda bakiye anında güncellenmeli. Ay sonunu beklemenize gerek kalmamalı.

İdeal bir sistemde bakiye şu formülle hesaplanır:

• Müşteri Bakiyesi: Toplam Satışlar - Alınan Ödemeler
• Tedarikçi Bakiyesi: Toplam Alışlar - Yapılan Ödemeler

Sonuç pozitifse müşteri size borçlu, negatifse sizin müşteriye borcunuz var demektir (fazla ödeme veya iade durumu).

2. Açılış Bakiyesi Desteği

Yeni bir yazılıma geçtiğinizde, mevcut müşteri ve tedarikçi borçlarını sisteme aktarmanız gerekir. Açılış bakiyesi özelliği, eski sistemden veya defterden gelen bakiyeleri tek seferlik girmenizi sağlar.

Bu özellik sayesinde:

• Eski borçlar kaybolmaz
• Tarihsel veriler korunur
• Excel'den toplu aktarım yapılabilir
• Muhasebeci ile uyumlu geçiş sağlanır

3. Vade Süresi Takibi

Vade süresi, müşterinin ödeme yapması veya sizin tedarikçiye ödeme yapmanız gereken gün sayısıdır. Her müşteri ve tedarikçi için farklı vade tanımlanabilmeli. 30 günlük vade verdiğiniz müşteri ile peşin çalıştığınız müşteri aynı kategoride olmamalı.

Vade takibi şunları sağlar:

• Vadesi geçmiş alacakların tespiti
• Yaklaşan ödeme tarihlerinin görülmesi
• Nakit akışı planlaması
• Tahsilat önceliği belirleme

4. Açık Hesap Limit Kontrolü

Bazı müşterilere açık hesap limiti tanımlamak istersiniz. Örneğin, Ahmet Usta'ya maksimum 5.000 TL'lik veresiye verin. Limit aşıldığında sistem uyarı vermeli veya satışı engellemeli.

Limit kontrolü özellikleri:

• Müşteri bazında farklı limit tanımlama
• Limit aşımında uyarı mesajı
• Kalan kullanılabilir limit görüntüleme
• Limit geçmişi takibi

5. Ödeme Yöntemi Takibi

Müşteri ödeme yaptığında veya siz tedarikçiye ödeme yaptığınızda, ödeme yöntemi kaydedilmeli. Nakit mi, kredi kartı mı, havale mi? Bu bilgi hem muhasebe için hem de raporlama için kritiktir.

Profesyonel bir sistemde:

• Farklı ödeme yöntemleri tanımlanabilmeli (Nakit, Kredi Kartı, Havale, Çek)
• Her ödeme yöntemi için komisyon oranı belirlenebilmeli
• Ödeme yöntemi bazında rapor alınabilmeli
• Açık hesap (veresiye) ayrı takip edilebilmeli

6. İşlem Geçmişi ve Running Balance

Running balance (akan bakiye), her işlem sonrası güncel bakiyenin gösterilmesidir. Müşteri detay sayfasında tüm satışlar ve ödemeler kronolojik sırayla listelenmeli, her satırın yanında o işlem sonrasındaki bakiye görünmeli.

Bu tablo sayesinde herhangi bir tarihteki bakiyeyi anında görebilir, müşteriye "Geçen ay 800 TL ödeme yaptınız, şu an 1.000 TL borcunuz var" diyebilirsiniz.

7. PDF Ekstre Oluşturma

Cari ekstre, müşteri veya tedarikçinin belirli bir dönemdeki tüm hareketlerini gösteren resmi belgedir. Profesyonel bir yazılım, tek tıkla PDF ekstre oluşturabilmeli.

Ekstre özellikleri:

• Özet ekstre: Sadece toplam satış, toplam ödeme, bakiye
• Detaylı ekstre: Her işlemin satır satır dökümü
• Tarih aralığı seçimi (bu ay, geçen ay, bu yıl)
• Şirket logosu ve iletişim bilgileri
• E-posta ile gönderme imkanı

8. Toplu Ödeme ve Fatura Kesme

Özellikle toptan satış yapan işletmeler için kritik bir özellik: Aynı müşteriye ait birden fazla satışı seçip toplu işlem yapabilmek. Hem toplu ödeme kaydı hem de toplu fatura oluşturma imkanı olmalı.

Toplu işlem senaryoları:

• Ay sonunda tüm satışları tek faturada birleştirme
• Birden fazla satış için tek ödeme kaydı
• Seçili işlemleri toplu iptal etme
• Toplu e-fatura oluşturma (Bu konuda ön muhasebe yazılımında e-fatura özellikleri yazımızı inceleyebilirsiniz)

9. Excel Import/Export Desteği

Excel desteği, hem mevcut verilerin aktarımı hem de raporlama için kritiktir. Müşteri ve tedarikçi listesini Excel'den yükleyebilmeli, mevcut verileri Excel'e aktarabilmelisiniz.

Excel özellikleri:

• Şablon indirme (doğru formatta veri hazırlama)
• Toplu müşteri/tedarikçi ekleme
• Açılış bakiyesi ile birlikte import
• Cari listesini Excel'e aktarma
• Finansal özet raporu export

10. Vergi Bilgileri Yönetimi

E-fatura ve e-arşiv kesebilmek için müşteri ve tedarikçilerin vergi bilgilerinin sisteme kayıtlı olması gerekir. Vergi numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri her cari için saklanabilmeli.

Vergi bilgileri kullanım alanları:

• E-fatura oluşturmada otomatik doldurma
• GİB kontrolü için doğru bilgi
• Muhasebe entegrasyonu
• Resmi belgelerde kullanım

E-fatura özellikleri hakkında detaylı bilgi için e-fatura kesme özelliklerimiz sayfasını inceleyebilirsiniz.

11. Filtreleme ve Arama Özellikleri

Yüzlerce müşteri ve tedarikçi arasında hızlıca arama yapabilmek kritiktir. Gelişmiş arama özelliği sayesinde isim, telefon, vergi numarası veya bakiye durumuna göre filtreleme yapılabilmeli.

Filtreleme seçenekleri:

• Borçlu müşterileri listeleme
• Vadesi geçmiş alacakları görme
• Şehir bazında filtreleme
• Tarih aralığına göre işlem geçmişi
• Bakiye tutarına göre sıralama

12. İstatistik ve Özet Görünümü

Cari modülünün ana sayfasında özet istatistikler görünmeli. Toplam alacak, toplam borç, bu ay yapılan işlemler gibi temel metriklere tek bakışta ulaşılabilmeli.

Cari Yönetimi Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yazılım seçerken mutlaka demo talep edin ve cari modülünü bizzat test edin. Özellikle şu sorulara cevap arayın:

1. Bakiye hesaplama anlık mı yoksa manuel güncelleme mi gerekiyor?
2. Açılış bakiyesi girişi var mı?
3. Vade takibi ve limit kontrolü nasıl çalışıyor?
4. PDF ekstre ve Excel export var mı?
5. E-fatura entegrasyonu mevcut mu?
6. Mobil cihazlardan erişilebilir mi?

Cari yönetimi özelliklerinin tamamını görmek için tüm özelliklerimiz sayfasını inceleyebilirsiniz.

İyi ve Kötü Cari Yönetimi Karşılaştırması

Cari Yönetiminde Sık Yapılan Hatalar

İşletmelerin cari takibinde yaptığı yaygın hatalar ve çözümleri:

Hata 1: Ödemeleri Zamanında Kaydetmemek

Müşteri ödeme yaptığında hemen sisteme girmezseniz, bakiye yanlış görünür. Çözüm: Ödeme anında mobil cihazdan bile kayıt yapılabilir olmalı.

Hata 2: Farklı Sistemlerde Takip

Satışlar bir yerde, ödemeler başka yerde, stok ayrı yerde... Bu dağınıklık hatalara yol açar. Çözüm: Entegre bir ön muhasebe programı kullanın.

Hata 3: Düzenli Mutabakat Yapmamak

Müşteri "Ben ödedim" der, siz kayıt bulamazsınız. Çözüm: Aylık veya dönemlik ekstre göndererek mutabakat sağlayın.

Hata 4: Vadeli Satışlarda Limit Koymamak

Bazı müşteriler ödeme yapmadan sürekli alışveriş yapar, borç şişer. Çözüm: Her müşteriye açık hesap limiti tanımlayın.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Cari hesap ile kasa hesabı arasındaki fark nedir?

Cari hesap müşteri ve tedarikçilerle olan borç-alacak ilişkisini takip ederken, kasa hesabı işletmenin nakit girdi-çıktısını takip eder. İkisi birbirinden bağımsız ancak birbiriyle bağlantılıdır. Müşteriden nakit ödeme aldığınızda hem cari bakiye azalır hem kasa artar.

Açılış bakiyesi nasıl belirlenir?

Eski sisteminizden veya veresiye defterinizden her müşterinin güncel borcunu alırsınız. Bu tutarı yeni yazılıma "açılış bakiyesi" olarak girersiniz. Sistem, bu noktadan itibaren bakiyeyi otomatik hesaplar.

Müşteri borcunu ödememişse ne yapılır?

Önce sisteme giriş yapıp güncel bakiyeyi kontrol edin. PDF ekstre oluşturup müşteriye gönderin. Vade raporundan gecikme süresini görün. Gerekirse açık hesap limitini düşürün veya kapatın.

Tedarikçi ve müşteri carisi birlikte takip edilebilir mi?

Profesyonel sistemlerde her iki cari ayrı modüllerde ancak aynı arayüzde takip edilir. Aynı firma hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir, bu durumda her iki bakiye ayrı ayrı görülür.

Excel'den müşteri listesi nasıl aktarılır?

Önce yazılımdan şablon indirin. Müşteri bilgilerini (ad, telefon, vergi no, açılış bakiyesi) bu şablona doldurun. Ardından "Excel'den Yükle" özelliği ile toplu aktarım yapın. Sistem hatalı satırları raporlar.

Sonuç

Profesyonel bir ön muhasebe programında cari yönetimi; anlık bakiye hesaplama, açılış bakiyesi desteği, vade ve limit takibi, PDF ekstre, Excel import/export ve e-fatura entegrasyonu özelliklerini içermelidir. Bu 12 özelliği kontrol listesi olarak kullanarak, işletmenize en uygun yazılımı seçebilirsiniz.

Cari takibinizi otomatikleştirmek, hem zamandan tasarruf sağlar hem de "kim ne kadar borçlu?" sorusuna anında cevap verir. Veresiye defteri karıştırma günleri sona erer, müşteri ilişkileriniz profesyonelleşir.

Bu özelliklerin tamamını tek ekranda deneyimlemek ister misiniz? AysimaPOS'u 30 gün boyunca ücretsiz deneyin. Kredi kartı bilgisi gerekmez, tüm özelliklere tam erişim. Müşteri ve tedarikçi carilerinizi bugünden itibaren dijital ortamda takip etmeye başlayın.